Worum geht es in dem Artikel?

Im folgenden Artikel gehen wir ausführlich auf folgende Themen ein:

• Was sind die Ursachen für Betriebsstörungen in Spitzenzeiten?
• Wie lässt sich der Personalbedarf ermitteln?
• Wie plant man den rechtzeitigen Personaleinsatz? 

Welche Folgen haben Fehlentscheidungen? 

Wenn die Nachfrage nach qualifizierten Arbeitskräften plötzlich steigt, verdrängt der Druck, Stellen schnell zu besetzen, oft im Hintergrund – und damit auch der strenge Auswahlprozess, der eine hohe Arbeitsqualität gewährleisten würde.  

In solchen Fällen neigt die Geschäftsleitung dazu, die von den zukünftigen Mitarbeitenden erwarteten Erfahrungen und Fachkenntnisse weniger streng zu handhaben. Das kann sogar zu internen Spannungen innerhalb des bestehenden Teams führen. 

Welche Fehler können auftreten?

• Bei kurzfristig eingesetzten Zeitarbeitskräften kommt es häufiger zu Ausfällen.
• Es bleibt nicht genügend Zeit für die Einarbeitung, wodurch die Fehlerwahrscheinlichkeit steigt.
• Es müssen erhebliche interne Ressourcen von der täglichen Arbeit abgezogen und für die Personalbeschaffung eingesetzt werden.

Der Unterschied zwischen Unternehmen, die auf Spitzenzeiten vorbereitet sind, und solchen, die Fehler machen, liegt in einem einzigen Faktor: einer Personalstrategie, die vor dem Anstieg der Nachfrage entwickelt wurde und nicht erst danach.

Genaue Ermittlung des Bedarfs und der Personalstruktur

Den Personalbedarf in Spitzenzeiten richtig einzuschätzen, ist schwierig. Oft stellt die Geschäftsleitung entweder zu viele Mitarbeiter ein, was zu unnötigen Kosten und Koordinationsproblemen führt. Oder sie plant zu wenig Personal ein, was das bestehende Personal zu dauerhaft hohen Überstundenbelastungen zwingt. Das kann zu Burnout und Fluktuation führen.

Wie können wir feststellen, wie viele neue Mitarbeiter wir benötigen?

Zur genauen Bedarfsermittlung sollten Daten aus früheren Spitzenzeiten analysiert werden: 

• Welche Aufträge mussten erfüllt werden? 
• Wie viele Mitarbeiter wurden dafür benötigt? 
• Welche Fachkenntnisse waren dafür erforderlich? 
• In welchen Funktionen war die Fluktuation am größten? 
• Welche Aufgaben nahmen aufgrund der Unerfahrenheit des Personals mehr Zeit in Anspruch? 

Die Planung für Spitzenzeiten ist eine strategische Entscheidung über das Verhältnis zwischen festangestellten und flexiblen Arbeitskräften. Festangestellte Mitarbeiter sorgen für Stabilität. Flexible Arbeitskräfte ermöglichen zusätzliche Kapazitäten in Spitzenzeiten, liefern jedoch nur dann Qualität, wenn ihre Rekrutierung nach angemessenen Qualitätskriterien professionell und effizient erfolgt. Hierfür lohnt es sich, einen Personaldienstleister zu beauftragen, sofern Unternehmen dafür keine eigenen Ressourcen einsetzen möchten. 

In Österreich setzen die meisten erfolgreichen Unternehmen der Automobil- und Logistikbranche auf eine bewusste Mischung: ausreichend Festangestellte zur Gewährleistung der Kontinuität, ergänzt durch flexible Kapazitäten in Spitzenzeiten.

Planung der Durchlaufzeiten

Der allgemeine Fachkräftemangel betrifft mittlerweile nahezu alle Branchen. In speziellen Berufen und Branchen, wie beispielsweise bei Zulieferern der Automobilindustrie, ist es jedoch deutlich schwieriger, offene Stellen zu besetzen. In der Automobilindustrie gibt es zahlreiche Positionen, die spezielle Qualifikationen erfordern. Die Besetzung solcher Stellen erfordert deutlich längere Vorlauf- und Einarbeitungszeiten als bei allgemeinen Tätigkeiten. 

Die Zahl der Personen, die über solche Qualifikationen verfügen und aktiv nach einer Stelle suchen, ist in Österreich oft sehr gering. In solchen Fällen kann es sich lohnen, die Möglichkeiten eines Personaldienstleisters zu prüfen, beispielsweise die Vermittlung von ausländischen Arbeitskräften oder die Suche nach Fachkräften aus Ländern außerhalb der EU. 

Beginnen Sie mindestens 10 bis 12 Wochen vor den Spitzenzeiten mit der Planung und wenden Sie sich an einen erfahrenen Personalvermittler, falls Sie über keine internen Ressourcen für die Personalbeschaffung verfügen. 

Fazit

Der Unterschied zwischen dem Bewältigen und dem bloßen Überstehen von Spitzenzeiten besteht darin, dass wir bewusst und durchdacht planen, anstatt unter Zeitdruck falsche Entscheidungen zu treffen. Durch eine bewusste Personalplanung lassen sich zahlreiche Risiken vermeiden, die bei einer überstürzten Einstellung mit Sicherheit auftreten. Die Einstellung von Bewerbern ohne angemessene Qualifikation führt zu Fluktuation, Qualitätseinbußen und letztendlich zu einer geringeren Produktivität in den umsatzstärksten Zeiten. Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Personaldienstleister kann Unternehmen erheblich entlasten. Insbesondere Anbieter mit Erfahrung in der Automobilbranche und einem Pool sofort einsatzbereiter Bewerber helfen dabei, Zeit und Kosten zu sparen.